業務効率を落とさない為のテレワーク環境

暑い日が続いていますが、皆さんテレワークしてますか？！
社内のインフラ関係を担当しているエンジニアの江村です。

新型コロナウィルスの影響でテレワークを余儀なくされている企業も多いかと思います。
突然のテレワークでは、主に下記のような課題が出てくると思います。

会社がデスクトップパソコンなので持ち帰れない
自宅にネット環境がない
会議ができない
直接会話ができないのでコミュニケーションが取れない
PCトラブル時に自分で対処ができない
会社にいるときよりも業務効率が下がった

今回は上記課題を解決した、弊社の実績を元に、効率を落とさないテレワーク環境についてご紹介します。

課題①：会社がデスクトップパソコンなので持ち帰れない

まず、テレワークするならノートパソコンを必須です。
企業によって様々な事情はあると思いますが、デスクトップパソコンでは持ち運びができません。
ノートパソコンなら、専用ケースに入れれば、簡単に持ち運ぶことができます。
「ノートパソコンでは画面が小さくて見づらい・・・」などの意見もよく聞きますが、その場合はサブモニターを活用することで解決できます。実際に弊社でもサブモニターをテレワーク用に借りて自宅に常設させてもらっています。このように工夫の仕方によって、よりよいテレワーク環境をつくることができます。

課題②：自宅にネット環境がない

自宅にネット環境を用意し、Wi-Fi環境を整えましょう。
自宅にネット環境が整っていれば、インターネットができるので「会社にいないとできない業務以外」であれば、自宅でも行うことができます。事情がありネット環境を整えることができない場合には会社に相談して、ポケットWi-Fiなどのレンタルなどを検討してもらいましょう。実際に弊社でもネット環境が用意できない場合にはポケットWi-Fiを会社でレンタルして貸与しています。
現在では自宅にネット環境が整っていることも多いのでネット環境が整っていない方への対策をきちんとできれば、テレワーク環境はすぐに用意できます。

課題③：会議ができない

Web会議に切り替えましょう。
現在、Web会議（ビデオ会議、テレビ会議）はZoom、Meet、Teams（弊社で利用）というサービスで無料（※機能によっては有料）で利用できます。
多少の慣れは必要ですが、Web会議ツールも日々進化しており、使いやすくなっています。また、プレゼンテンションのように資料を画面上で共有することができますので紙資料の削減にもなります。議事録もツールによっては録画機能がついていますので書く必要がありません。
このように直接顔を向き合わせて行っていた会議もWeb会議にすることでいろいろなメリットも生まれますので、わざわざ出社して会議、というのを考えず、テレワーク＋Web会議を実践してみましょう。

課題④：直接会話ができないのでコミュニケーションが取れない

チャットでのコミュニケーションを行いましょう。
前述のWeb会議でも触れましたが、チャットツールもChatwork、Slack、Teams （弊社で利用）と様々なサービスが無料（※機能によっては有料）で提供されています。
こちらも多少の慣れや会社としてのルール化なども必要になりますが、口頭でやりとりするよりも、内容が履歴として残りますし、言った言わない、対応を忘れた、などの問題発生防止にもなります。何よりもメールのようにかしこまった内容で書く必要もないですし（マナーは必要ですが）、スムーズなやりとりをすることができます。もちろんお客様とのメールでのやりとりはなくせないとは思いますが、作業効率アップの為にもテレワークにはチャットの活用が不可欠です。

課題⑤：PCトラブル時に自分で対処ができない

弊社では社内のIT関係のトラブルを受け付けて対応するという、ITヘルパーという業務がありますが、こちらについてもTeamsを活用し、チャットで行っています。
テレワークをしている方も多くなってくると、自宅でトラブルが発生することも多くなります。そんな時に直接電話しても現地に行くわけにもいかず、対応が出来ませんよね。そんな課題を解決すべく、Teamsでトラブル内容を受け付けて、システムチーム全体で対応を分担して行っています。オンラインで受け付けることでチーム全体で内容を共有でき、なおかつ会社全体にもどのような問題が発生してどのように解決したかも共有できるため、同様のトラブルが発生した際も履歴から解決できるような仕組みづくりができています。対応した履歴も会社全体で見れるようなドキュメントを公開しています。（弊社ではOffice365のOneNoteを使っています。）
このようにテレワーク体制向けに最適なトラブル対応の体制作りにも力を入れています。